AV PNO Belgie – PNO Group holding B.V.

Zaventem, 1 juni 2019 | Engels: https://dpo.pno.group/pnotcbe

1 Deze voorwaarden zijn de enige voorwaarden die, met uitsluiting van alle andere, van toepassing zijn op alle offertes gedaan door PNO Consultants NV (hierna PNO genoemd) alsook op alle overeenkomsten die met PNO worden gesloten. Deze voorwaarden vervangen alle eerder gemaakte afspraken of overeenkomsten. Dit geldt vanzelfsprekend niet voor de bijzondere voorwaarden die in deze projectovereenkomst zelf worden vermeld. Door het aanvaarden van een offerte van PNO of door het sluiten van een overeenkomst met PNO erkent de klant deze voorwaarden te kennen en ze integraal te aanvaarden.

2 De Cliënt en PNO zullen elkaar tijdig alle gegevens verstrekken, noodzakelijk voor een goede uitvoering en afwikkeling van de dienstverlening.

3 De Cliënt is verantwoordelijk voor de juistheid en de volledigheid van alle informatie, die voor de opzet en uitvoering van de opdracht van betekenis is.

4 Alle door PNO verstrekte gegevens, voorstellen of offertes, in welke vorm dan ook gedaan, zijn volkomen vrijblijvend en maken geen aanbod tot contracteren uit. Alleen de uitdrukkelijke aanvaarding door PNO van het door de klant aan PNO schriftelijk overgemaakte akkoord met een offerte van PNO leidt tot het ontstaan van een overeenkomst.

5 PNO verbindt er zich toe de nodige inspanningen te leveren om de in de offerte of de overeenkomst voorziene termijnen na te leven. De partijen erkennen dat deze verbintenis in hoofde van PNO een loutere middelenverbintenis is.

6 Klachten i.v.m. een niet-conforme uitvoering van de overeenkomst dienen per aangetekend schrijven aan PNO te worden meegedeeld binnen een termijn van 7 werkdagen vanaf het ogenblik waarop de klant van de niet-conformiteit kennis had of had kunnen hebben. Klachten die niet per aangetekend schrijven of na het verstrijken van deze termijn worden geformuleerd, worden als nietig en onbestaande beschouwd. Klachten i.v.m. de facturen van PNO dienen per aangetekend schrijven aan PNO te worden meegedeeld binnen een termijn van 7 werkdagen vanaf de factuurdatum. Klachten die niet per aangetekend schrijven of na het verstrijken van deze termijn worden geformuleerd worden als nietig en onbestaande beschouwd. De facturen van PNO die niet of niet op de voorgeschreven wijze zijn geprotesteerd worden onweerlegbaar geacht door de klant definitief te zijn aanvaard.

7 De Cliënt verklaart dat voor het project waarvoor het aan PNO de opdracht geeft om een subsidieaanvraag te verzorgen, geen andere aanvraag voor overheidssteun lopend is of dat er nog geen steun voor toegekend of ontvangen is.

8 De Cliënt zal informatie aan derde partijen pas verstrekken, nadat daaromtrent overleg met PNO heeft plaatsgevonden. Dit betreft onder meer het starten van eventuele beroepsprocedures, het betrekken van bijkomende partijen bij de uitvoering van een opdracht.

9 PNO zal alle van De Cliënt bekomen informatie in het kader van deze opdracht als vertrouwelijke informatie en met de bijhorende confidentialiteit behandelen. PNO houdt deze informatie strikt geheim en zal deze op geen enkele wijze vermenigvuldigen, openbaar maken of meedelen aan derden buiten PNO zonder de uitdrukkelijke voorafgaande en schriftelijke toestemming van De Cliënt.
PNO verbindt zich ertoe de Informatie niet te gebruiken voor een ander doel dan de uitvoering van de opdracht. PNO verklaart zich akkoord om uit deze informatie geen enkel voordeel van commerciële aard te behalen of pogen te behalen. De geheimhoudingsverbintenis opgenomen in de huidige verbintenis geldt niet:

indien de Informatie publiek werd verspreid zonder enige tussenkomst of zonder enige fout of nalatigheid van PNO;
de vrijgave van de Informatie wordt opgedragen door de wet of door een beslissing van een rechtbank of een overheidsinstelling daartoe gemachtigd. In dit laatste geval zal PNO die dergelijk verzoek ontvangt De Cliënt onmiddellijk en voorafgaand aan de vrijgave in kennis stellen van dit verzoek opdat deze laatste de nodige maatregelen zou kunnen treffen en zich beperken tot wat strikt noodzakelijk dient te worden vrijgegeven.

Evenzo zal de opdrachtgever, De Cliënt, zonder schriftelijke toestemming van PNO, aan derden geen mededelingen doen over de offerte en werkwijze van PNO. Deze geheimhoudingsverbintenis blijft gelden na beëindiging van de overeenkomst. Het is PNO toegestaan de naam van de Cliënt te noemen als organisatie waarvoor PNO haar diensten verricht.

10 De Cliënt en PNO plegen vooraf overleg over eventuele buitenlandse reizen. De hieruit voortvloeiende kosten na goedkeuring door Cliënt en PNO aan Cliënt afzonderlijk in rekening gebracht.

11 Indien PNO-werkzaamheden ten behoeve van (het voorbereiden van) een aanvraag heeft verricht en één of meer van de hierna genoemde omstandigheden treden op, zal Cliënt aan PNO alle gemaakte kosten verschuldigd zijn, waarbij de arbeidskosten worden berekend op basis van uren x tarief 150 €.

Het voorgaande is van toepassing indien:

Cliënt na ondertekening van het contract wijzigingen ondergaat waardoor zij niet langer voldoet aan de ontvankelijkheids-voorwaarden van de betreffende steunmaatregel;
de voorbereide aanvraag niet, niet tijdig of niet correct door Cliënt of door toedoen of nalatigheid van derden die in zijn opdracht handelen wordt ingediend;
een reeds ingediende en nog niet beschikte aanvraag wordt ingetrokken;
het project of één van de projecten niet wordt voortgezet op de wijze zoals beschreven in de aanvraag in voorbereiding, dan wel in de reeds ingediende maar nog niet beschikte aanvraag;
Cliënt en subsidiënt ten aanzien van een reeds ingediende en nog niet beschikte aanvraag niet tot overeenstemming komen over de door Cliënt te vervullen voorwaarden, waardoor een toezegging niet tot stand komt;
de voorbereide aanvraag binnen een termijn van 6 maand na ondertekenen van de opdracht niet wordt ingediend door de Cliënt;
Cliënt beslist het contract stop te zetten. In dit geval worden alle gepresteerde uren tot en met 7 kalenderdagen na poststempel van brief ter kennisgeving doorgerekend.

12 De betalingstermijn voor facturen van PNO is 30 dagen. Indien Cliënt een factuur niet binnen deze termijn heeft betaald, is zij vertragingsrente verschuldigd ter hoogte van de wettelijke rente, berekend over het factuurbedrag per maand met een minimum van € 50. Alle facturen van PNO worden betaald door overschrijving op de daartoe op haar facturen vermelde rekeningnummers.

13 Indien Cliënt na een schriftelijke ingebrekestelling nog steeds niet heeft betaald, is PNO gerechtigd de vordering te verhogen met buitengerechtelijke incassokosten die op tenminste 10% van het bedrag der vordering worden gesteld. Indien de effectief door PNO geleden schade meer bedraagt, dan zal PNO deze effectieve schade op Cliënt kunnen verhalen.

14 De basisvergoedingen in de overeenkomst zijn gekoppeld aan de index der kleinhandelsprijzen (momenteel gezondheidsindex). Elk jaar op de verjaardag van de inwerkingtreding van de overeenkomst zullen deze bedragen aangepast worden volgens volgende formule:

Basisvergoeding x Nieuwe index / Aanvangsindex

met:

Basisvergoeding = de bedragen vermeld onder artikel “Financiële bepalingen”
Nieuwe index = de index van de maand voor de maand waarin het bedrag wordt aangepast
Aanvangsindex = de index van de maand voor de maand waarin de overeenkomst in werking trad

15 Alle genoemde en bedoelde bedragen zijn exclusief BTW en andere van overheidswege opgelegde belastingen en heffingen.

16 Geen van beide partijen is gerechtigd enige rechten en/of verplichtingen uit deze overeenkomst aan een derde partij over te dragen, zonder de voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de andere partij

17 Indien enige bepaling of verbintenis in de overeenkomst niet afdwingbaar zou zijn of strijdig zou zijn met een bepaling van dwingend recht, zal deze onafdwingbaarheid of ongeldigheid de afdwingbaarheid en geldigheid niet beïnvloeden van andere bepalingen in de overeenkomst en evenmin van dat deel van de betrokken bepaling dat niet onafdwingbaar of strijdig met dwingend recht is. De partijen zullen de strijdige bepalingen vervangen door andere bepalingen die niet strijdig zijn en het resultaat van de eerste bepalingen best benaderen.

18 Indien zich in de toekomst omstandigheden voordoen, waarin de onderhavige overeenkomst niet (meer) of niet (meer) geheel voorziet dan wel daarin voorkomende bepalingen nietig blijken te zijn casu quo worden vernietigd, dan zullen cliënt en PNO in gezamenlijk overleg trachten daarvoor een oplossing te vinden welke de aard, duur en doelstelling van deze overeenkomst zoveel mogelijk recht doet.

19 Behoudens in geval van opzettelijke fout van PNO, is elke aansprakelijkheid in hoofde van PNO, die ontstaat door, tijdens of naar aanleiding van de totstandkoming of de uitvoering van de overeenkomst, ongeacht haar aard (contractueel of buitencontractueel, objectief of foutaansprakelijkheid,), steeds beperkt tot maximaal het totaal van de door de klant aan PNO in uitvoering van de betrokken overeenkomst betaalde bedragen, exclusief BTW.

20 Verwerking persoonsgegevens

Cliënt verstrekt persoonsgegevens aan PNO dan wel wisselt persoonsgegevens met PNO uit in het kader van de opdracht.
PNO stelt voor de verdere verwerking van de persoonsgegevens zelf het doel en de middelen vast binnen het kader van de opdracht.
PNO is zelf verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens, die voor de uitvoering van de opdracht worden verwerkt.
PNO draagt zorg voor strikte vertrouwelijkheid van bedoelde persoonsgegevens en treft daartoe (intern) afdoende maatregelen en voorzieningen.
PNO waarborgt jegens Cliënt deugdelijk gebruik van de persoonsgegevens en deze niet aan te wenden voor andere doeleinden dan bepaald in de overeenkomst van opdracht.
PNO waarborgt jegens Cliënt dat persoonsgegevens niet aan een derde partij worden doorgestuurd buiten de kaders van de zelfstandig vastgestelde doelen van verwerking door PNO, behoudens voorafgaande expliciete schriftelijke toestemming van Cliënt, mede in verband met een eventueel afwijkend doel van verwerking door die derde partij.
Zowel Cliënt als PNO ontwikkelen, implementeren en onderhouden een schriftelijk informatiebeveiligingsbeleid dat vereist dat beide partijen passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens, in het licht van de huidige stand van de techniek, te beschermen tegen inbreuken op beveiliging, vertrouwelijkheid of integriteit en andere ongeautoriseerde of onwettige vormen van (verdere) verwerking. Deze maatregelen garanderen een passend veiligheidsniveau en een op het risico – in dit geval enkel ten aanzien van de verstrekking van persoonsgegevens – afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.
Cliënt en PNO onderkennen dat de hiervoor bedoelde technische en organisatorische maatregelen in de loop van de tijd kunnen veranderen en dat effectieve beveiligingsmaatregelen regelmatige evaluatie en aanpassing van de maatregelen vereisen en dat zij derhalve regelmatig, dan wel periodiek, althans zo vaak als nodig, elkaar hierop aanspreken.
Zowel Cliënt als PNO zorgen op basis van wederkerigheid voor adequate beveiligingsmaatregelen en treffen hiertoe de (wettelijk) noodzakelijke passende technische en organisatorische maatregelen ter zake van beveiligingsincidenten, waaronder datalekken. Waar mogelijk zullen zowel Cliënt als PNO elkaar bijstand verlenen bij het vervullen van de verplichting om verzoeken te beantwoorden van betrokken natuurlijke personen die hun toekomende privacy rechten uitoefenen.
Zowel Cliënt als PNO onthouden zich van het op enigerlei wijze verstrekken of delen van informatie over beveiligingsincidenten aan derde partijen en/of betrokkenen, behoudens voor zover de ene partij daartoe wettelijk verplicht is of partijen anderszins (tussentijds) schriftelijk zijn overeengekomen.
De bij zowel Cliënt als bij PNO aangewezen contactpersonen informeren de andere partij onverwijld over elke inbreuk in verband met persoonsgegevens, dus beveiligingsincident, zodra hiervan kennis is genomen. De contactgegevens van de contactpersonen worden in de overeenkomst van opdracht vermeld.
Cliënt staat ervoor in dat de verwerking van persoonsgegevens niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van betrokkene(n).
PNO stuurt verzoeken van betrokkene(n) om uitoefening van hun rechten (bijvoorbeeld inzage, wijziging of verwijdering van persoonsgegevens) door naar Cliënt voor verdere afhandeling. Vanwege de aard van de onderliggende opdracht, en de daarbij op PNO rustende contextuele verwerkingsverantwoordelijkheid voor de verwerking, is het niet passend als PNO (rechtstreekse) verzoeken van betrokkene(n) om uitoefening van hun rechten zelf zou afhandelen. In dergelijke gevallen zendt PNO deze verzoeken door naar Cliënt, die deze verzoeken afhandelt, waarbij PNO behulpzaam is als PNO in het kader van de onderliggende opdracht toegang heeft tot deze persoonsgegevens en/of verwerkingen daarvan.

21 Alle overeenkomsten tussen PNO en de klant worden uitsluitend door het Belgische recht beheerst.

Laatste check door DPO, 10 juni 2020